| ● 환경설정 |
1. 인터넷가입 사업자번호 등록하기 |
| [기타관리]-[환경설정]-{우리회사} : (아이퀘스트 고객등록 확인과 전자문서 사용 환경설정)
아이퀘스트 홈페이지(www.iquest.co.kr)에 회원가입 시 등록한 사업자번호를 얼마에요에 등록하는 절차입니다. 프로그램 시작과 장부그룹 이동간에 새로 받은 전자세금계산서 확인 얼마에요를 새로 실행했을 때나 장부그룹을 이동할 때, 거래업체로부터 발행된 세금계산서가 있다면 간단한 내역을 표시해줍니다. (확인안함)으로 설정했을 경우에는 별도의 확인절차 없이 종전과 같이 실행됩니다. |
2. 우리회사 정보 기입하기 |
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[기타관리]-[환경설정]-{우리회사}
환경설정은 각 장부그룹마다 다르게 설정할 수 있으며 전자세금계산서 내역 또한 {우리회사}에 기입된 내용을 바탕으로 확인할 수 있습니다. 상호, 사업번호, 대표자, 주소, 업태, 업종 및 e-메일 주소는 필수항목입니다. 입력 누락된 항목이 있을 경우 세금계산서가 전자발행되지 않거나 오류가 발생할 가능성이 있으므로 반드시 입력하여 주시기 바랍니다. |
3. 하나의 얼마에요로 여러 업체를 관리하는 경우 |
[파일]-[장부그룹관리] 얼마에요의 장부그룹 기능은 연도별/업체별로 자료를 관리할 수 있도록 설계되었습니다.하나의 얼마에요로 여러 업체를 관리하면서 전자세금계산서도 각 업체별로 보내고자 할 때에는 장부그룹 기능을 사용합니다. ① 장부그룹관리 화면에서 [장부그룹 추가]버튼을 눌러 새로운 장부그룹을 등록합니다. ② 아이퀘스트 홈페이지의 마이페이지로 이동하여 전자세금계산서 메뉴에서 [장부그룹 사업자번호 추가등록]에 사용할 사업자번호를 등록합니다. 위와 같은 경우에도 [환경설정]-[기타사항]탭의 아이퀘스트 인터넷 고객등록 사업자번호는 어느 장부그룹에서나 동일해야 합니다. |
| ● 전자세금계산서 주고받기 화면설명 |
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① 비밀번호
② 사업자번호 [환경설정]-{우리회사}탭에서 설정한 사업자번호가 나타납니다. 전자세금계산서를 주고받은 내역은 표시된 사업자번호를 기준으로 보입니다.③ 좌측메뉴 받은 세금계산서: 거래처로부터 받은 전자세금계산서 목록입니다. 새로 받은 전자세금계산서를 승인 또는 취소하거나 인쇄할 수 있습니다. 보낸 세금계산서: 발행한 전자세금계산서 목록입니다. 전자발행한 세금계산서를 열어 양식지 없이 인쇄하거나 공급받는 거래처에서 승인 또는 취소한 상태를 확인합니다. 만약 취소된 세금계산서가 있다면 취소이유를 볼 수 있습니다. 세금계산서 집계 : 전자세금계산서 내역 전체를 매입/매출별로 집계하여 금액을 확인합니다. 만약 열람거래처를 등록해 놓았다면 좌측하단 리스트에서 업체를 선택했을 때 업체별로 집계한 금액을 보여줍니다. ④ 열람(집계)거래처 전자세금계산서 내역을 업체별로 집계하여 확인하고 싶을 때 사용하는 기능입니다.세금계산서를 선택했을 때 하단에 나타나는 거래처정보를 마우스로 클릭하면 열람거래처로 지정됩니다. 지정된 거래처를 좌측 하단의 리스트에서 클릭했을 때 선택한 업체에 대한 발행내역이 집계되어 나타납니다. ⑤ 보고서기능 기간별로 받은세금계산서/보낸세금계산서를 집계하여 보고서를 생성합니다.⑥ 새로고침 전자세금계산서 주고받기 화면을 실행할 때마다 전자세금계산서 내역을 자동으로 불러오지만 계속 화면을 켜놓은 상태에서 변화된 내역을 확인하고 싶다면 [새로고침]버튼을 클릭합니다.새로받은 세금계산서내역 및 승인/취소 등의 상태변화 등을 체크할 수 있습니다. ⑦ 휴지통기능 [받은 세금계산서]메뉴에서 사용할 수 있는 취소 매입세금계산서 삭제기능입니다.거래처로부터 받은 세금계산서를 승인 시 얼마에요로 매입세금계산서를 저장할 수 있습니다. 승인을 완료하고 얼마에요로 저장한 세금계산서를 승인취소 하였을 경우 상대방이 취소요청을 승인한 후에 휴지통버튼을 클릭하면 해당 매입세금계산서를 찾아 삭제해줍니다. 얼마에요에 저장된 매입세금계산서는 삭제가 가능하지만 원격서버에 저장된 세금계산서 주고받기 이력은 절대로 지워지지 않습니다. ※주의사항 얼마에요와 빨간계산서, 또는 두 개의 얼마에요를 사용하여 하나의 거래처에 전자 세금계산서를 발행하시면 안 됩니다. .이런 경우 전자 세금계산서를 발급받은 거래처에서 [세금계산서 주고받기]메뉴의 휴지통 기능을 사용 할 때 오류가 생겨, 관련 없는 세금계산서가 삭제 될 수 있습니다. 그러므로 전자세금계산서는 하나의 얼마에요, 또는 하나의 빨간계산서에서만 발행하시기를 권장해드립니다. ⑧ 상태 및 저장 a.상태: 전자승인한 값에 따라 상태가 바뀝니다. 발행 시에는 [발행], 승인 후에는 [승인], 승인하지 않고 세금계산서를 거절하거나 승인한 세금계산서를 승인취소 하는 경우에는 [취소신청], 취소 세금계산서를 승인하였을 경우에 [취소승인]상태로 변화합니다. 공급자, 공급하는자 양쪽의 전자승인에 따른 상태를 동시에 보여줍니다. b.확인상태: 상태가 변화할 때마다 상대 거래처에서 전자세금계산서를 확인했는지 표시해주는 아이콘입니다. 새로 전자 발행한 세금계산서를 상대방이 확인했을 때나 취소신청한 세금계산서를 상대방이 열어 확인한 경우 폴더아이콘이 생깁니다. c.저장상태: 받은 전자세금계산서를 얼마에요로 저장했는지 여부를 나타내는 아이콘입니다. 받은 세금계산서를 승인할 경우에만 얼마에요로 저장 가능하고, 저장상태에 관한정보는 공급자, 공급하는자 양쪽에 나타납니다. |
| ● 준비 요건 |
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전자세금계산서는 정부에서 요구하는 암호화와 인증을 해야 하기 때문에 다음 몇가지 준비요건이 선행되어야 한다.
① 아이퀘스트(www.iquest.co.kr) 회원가입 ‘얼마에요x2’를 사용하려면 기본적으로 회원가입이 되어 있어야 하므로 전자세금계산서를 위해 별도로 다시 회원신청할 필요는 없다.② 공인인증서 발급 국가에서 인정하는 전자세금계산서로 발행을 하려면 정부에서 인정한 인증기관을 통해 발행된 범용 공인인증서를 발급받아야 한다.인터넷뱅킹을 사용하기 위해 은행에서 발급받은 공인인증서는 은행전용으로 용도가 제한되어 있으므로 이것을 사용할 수는 없으며, 이미 범용 공인인증서를 가지고 있는 회사라면 별도의 신청없이 바로 해당 공인인증서를 이용해 사용할 수 있다. 그러나 공인인증서가 없는 회사는 아이퀘스트의 홈페이지(www.iquest.co.kr)를 통하여 전자세금계산서 전용 공인인증서를 신청할 수 있다. 전자세금계산서 발행을 위한 공인인증서 - 사업자용 범용인증서와 전자세금용 공인인증서 사용가능.- 전자세금용 공인인증서의 경우 5개 공인인증기관(금융결제원, 코스콤, 한국무역정보통신, 한국전자인증, 한국정보인증)에서 발급가능. - 아이퀘스트용 전자세금계산서 발행을 위한 공인인증서는 인증기관 중에서 한국전자인증에서 발급하여 사용할 수 있다. |
| ● 전자세금계산서 발행 환경설정 |
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처음 [세금과거래]메뉴의 [전자문서관리]를 선택하면 전자문서 환경설정 화면이 나온다.
[프로그램등록자 사업자등록번호] 얼마에요x2 구입시 승인된 사업자번호 즉, 프로그램 설치 후 사용등록시 입력된 사업자번호가 자동입력되어지며, 수정은 되지 않는다.[프로그램시작과 장부그룹 이동간에 새로 받은 전자세금계산서] 프로그램 시작시나 장부그룹 이동시에 새로 받은 전자문서가 있을 때 알림창을 띄울지 여부를 체크한다. |
| ● 전자세금계산서의 발행 |
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전자세금계산서의 발행방법은 일반적인 세금계산서 발행과 동일하며, 마지막에 [인쇄] 대신 [전자발행] 버튼을 누르면 된다.
전자세금계산서 일괄발행 기능
세금계산서를 프린터로 출력할 경우는 건당 출력만 되지만, 전자세금계산서의 경우는 그 때마다 공인인증서 인증을 거쳐야 하므로 번거로울 수 있다. 그러므로 세금계산서 발행 내역이 많은 경우라면 건당 “전자발행”을 하지 말고 “확인”을 눌러 저장을 한 후에 [세금계산서 관리대장]에서 발행된 매출계산서를 선택하여 한번의 공인인증서 인증으로 선택한 세금계산서를 한꺼번에 전자발행이 가능하다. (6-22장 참조) 테스트를 해보기 가장 좋은 방법은 자기회사에서 자기회사로 발행해 보는 것이다. 순서대로 따라하면서 설명한다. |
| 1. 세금계산서 추가화면에서 거래내역을 입력하고 [인쇄] 대신 [전자발행] 버튼을 누른다. |
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| 2. 다음과 같이 전자발행 화면이 나타나며, 미리 등록한 거래처 담당자의 휴대폰 번호와 이메일이 없다 면 발행화면에서 직접 입력 하고 [전자발행]를 클릭한다. |
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| 3. 공인인증서 선택 화면이 나타난다. 여기서 공인인증서를 선택하고 비밀번호를 입력한다. 하드디스크에 인증서를 저장하지 않고 usb에 저장한 경우라면 [저장매체]에서 usb 저장장치 등을 지정하여 인증서를 불러와 선택한다. |
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| 4. 전송을 시작하는 창이 나타난다. 잠시 기다리면 전송이 시작되며, 총 1건중 1건이 처리되는 화면이 나올 때까지 잠시 기다린다. |
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| 5. 아래의 전자발행 완료 창이 나오면 전송이 완료된 것이다. |
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| ● 전자세금계산서의 일괄발행 |
| 발행할 세금계산서 내용을 입력하여 저장해 뒤 전자발송할 세금계산서를 모두 선택하여 한번의 공인인증서 인증으로 일괄발행할 수 있는 기능이다. |
| 1. 세금계산서 관리 화면에서 거래처명 앞의 체크박스에 체크하여 전자발행할 매출세금계산서를 선택한다. |
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| 2. 체크하여 선택 후 [체크항목전자발행]을 통해 선택한 계산서의 일괄발행이 가능하다. |
| ● 전자세금계산서의 수신 |
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이번에는 사용자가 [공급받는자]로 가정하고, 방금전 자기가 자기에게 보낸 세금계산서를 수신해 보자. 수신방법은 3가지가 있는데 '얼마에요x2'에서 직접 수신하는 경우(상대방이 얼마에요 사용자인 경우)와 이메일 또는 인터넷 웹 페이지에서 수신하는 경우다. |
| □ 얼마에요X2에서 수신 |
| 1. 메뉴의 [세금과거래]에서 [전자문서관리]를 선택하면 아래와 같은 '얼마에요X2'를 통해 발행하고, 받은 전자세금계산서가 나타난다. |
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| 2. [받은 전자문서]에서 도착한 세금계산서를 선택하고 하단의 [확인] 버튼을 클릭하여 다음 화면 화면에서 [승인]을 선택한다. |
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| 3. 아래의 승인화면이 나타나게 된다. 아래의 [승인] 버튼을 눌러 수취하였음을 확인한다. |
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| 4. 인증처리가 완료되면 [이기]버튼을 눌러 얼마에요에 이기한다. |
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| 5.이기가 완료되면 얼마에요 프로그램의 [세금계산서관리]화면에서 매입세금계산서가 기록되게 된다. |
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| □ 이메일을 통한 수신 |
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상대방 거래처가 ‘얼마에요X2'를 사용하지 않는 회사라면 이메일에서 발행받은 전세금계산서를 받을 수 있다.
전자세금계산서 발행 알림 메일을 받으셨다면 내용은 아래 그림과 같다. |
| 1. 메일로 받은 전자세금계산서 하단의 [지금 바로 확인하기]버튼을 클릭하면 매직빌 전자세금계산서 미리보기 창이 열린다. [인쇄]를 눌러 수신하여 출력하면 된다. |
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| 2. 세금계산서 미리보기 하단의 [인쇄]를 누르시면 승인되어 세금계산서 출력화면이 나오게 됩니다. |
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| □ 인터넷 홈페이지를 통한 수신 |
| 상대방 거래처가 ‘얼마에요X2'를 사용하지 않는 회사라면 이메일과 휴대폰SMS 메시지에서 지시한 내용대로 다음 홈페이지에서 전자세금계산서를 받을 수 있다. |
| 1. 전자세금계산서 수신 전용 홈페이지에 접속한 후 우측 하단의 [빠른전자문서 조회/출력]에서 사업자번호와 인증번호를 입력하고 [확인]을 누른다. |
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인증번호는 이메일과 휴대폰 문자로 전송하여 알려주게 된다. |
| 2. 매입세금계산서 미리보기 화면이 나타난다. 내용을 확인한 후 하단의 [인쇄]를 누르면 출력용 화면이 나오게 된다. 하단의 [인쇄]를 클릭하여 출력하면 된다. |
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