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거래처원장 추가 |
'거래처원장'은 매입매출이 이루어 지는 상대방 거래처와의 거래내역을 기록하는 장부입니다.
거래처장부를 만드는 가장 큰 이유는 상대거래처와의 외상잔액을 추적하기 위해서이며, 이 거래처장부에 입출고된 품목을 기록하면 재고계산과 각종 취급품목의 흐름을 파악하기 위해서도 중요하게 사용됩니다. '얼마에요'를 개인적인 자금관리 또는 사무실별 비용정산등의 목적으로만 사용한다면 거래처원장은 만들지 않아도 됩니다. (등록화면의 각 항목에 대해서는 맨 밑에서 설명합니다)
- 흔히 받는 질문들...
Q> '장부번호'는 수정할 수 없나요?
A> 예, 일단 장부를 저장한 뒤에는 수정할 수 없습니다. 이 장부번호는 장부에 기록된 모든 거래내역과 연결되는 아주 중요한 번호이기 때문입니다. 꼭 장부번호를 변경하려면 해당 장부에 기록된 모든 거래내역을 삭제한뒤 장부자체도 삭제하고 다시 만들면서 사용하지 않는 번호를 부여하는 방법 밖에는 없습니다.
Q> 사업자란의 '주소'란이 모자랍니다.
A> 사업자등록정보의 주소란은 세금계산서의 주소란에 인쇄될 수 있는 크기로 정해졌으므로, 주소가 길 경우에는 줄여서 기록합니다. 실제 사업자등록증의 주소도 줄여서 기록되므로 아무런 문제가 되지 않습니다. (예) 서울시 서대문구 북가좌동 158-1 극동빌딩 214호 -> 서울 서대문 북과좌 158-1
- 관련 도움말
인터넷에서 [거래처원장]을 검색어로 문답내용을 검색합니다.
- 거래처 등록화면 항목별 설명
-[장부번호] : 거래처원장의 번호는 100~10000 사이에서 자동으로 차례로 높은 번호로 정해집니다. 그러나 이미 사용하고 있지 않은 번호면 사용자가 직접 입력해 지정할 수도 있습니다. 만일 사용자가 다른 번호를 사용하고 싶으면 직접 키보드로 입력하면 됩니다.
-[장부명] : 통상 장부명에는 (주)글자가 빠진 거래처명을, 그리고 거래처명에는 사업자등록증상의 상호명을 입력합니다.얼마에요에서의 장부검색은 대부분 ‘장부명’으로 이루어 집니다.
‘얼마에요’에서 사용하는 거래처명으로 사용자가 인식하기 쉬운 거래처 장부명을 입력합니다. 예로 실제 거래처명은 ‘가나상사’여도 사용자는 ‘짱구네’ 라고 통상 부른다면 ‘짱구네’를 장부명으로 입력합니다. 보통 (주)자가 빠진 상호명을 입력합니다.
-[거래처명] : 실제 사업자등록증 상의 상호입니다. 여기에 적힌 이름은 세금계산서나 거래명세표에서 사용됩니다. (주)자를 포함한 정확한 상호명을 입력합니다.
-[사업자번호,대표,주소,업태,종목] : 거래처의 사업자등록번호를 입력합니다. 세금계산서, 거래명세표를 출력할 때 사업자번호가 있으면 세금계산서,거래명세표 화면에서 이 번호를 보여 줍니다. 프로그램에는 사업자등록번호를 체크하는 기능이 있어 잘못된 번호를 넣으면 경고화면이 나타납니다. 그러나 이 사업자등록번호 체제는 대외비로 본 프로그램에서의 검사는 역추적 가설이므로 실제로는 잘못 검증할 수도 있습니다. 메시지가 나오면 다시 한번 확인하시기 바랍니다.
위 내용은 사업자등록증 상의 주소를 입력합니다. 세금계산서와 거래명세표 출력에 사용되는 내용입니다.
-[동찾기] : 보통 사업자등록증 상의 주소는 지번까지만 표시하는 경우가 많으므로, 우편물을 주고 받는 주소와는 틀린 경우가 있습니다. 아래는 실제 주소에 해당되는 주소의 우편번호를 찾기 위한 필드입니다. 읍면동의 이름만 치면 해당되는 주소리스트가 나타나고 선택을 하면 우편번호와 함께 [주소]란에 시구군동까지의 주소가 입력됩니다.
-[실제주소,전화,담당자 ~ URL] : 필요한 경우 내용을 적당히 넣습니다.
-[거래구분] : 거래처의 매입매출처 구분을 선택합니다. 매입매출이 함께 일어나는 거래처는 매출이 많으면 <매출처>로 매입이 많으면 <매입처>로 지정합니다. 매입매출 이외의 거래처는 <기타거래처>로 지정합니다.(예: 세무사사무실, 월말계산 식당, 외상사무용품 거래처..)
-[거래계정] : 기본으로 매출처는 <401.매출>로, 매입처는 <501.매입>으로 설정됩니다. 사용자가 주 거래계정을 수정할 수 있습니다. 기타거래처는 거래의 주된 계정을 직접 선택합니다. (예: 세무사사무실=565.지급수수료 / 월말계산 식당= 546.복리후생비 / 사무용품집 = 563.사무용품비)
주의!
거래계정에 외상매출, 외상매입, 미수금, 미지급금, 선수금, 선급금 같은 외상계정을 사용하지 마십시오 -> 외상이 발생하게되는 원 계정을 선택하십시요.
-[분류명] : 거래처를 매입매출처 같은 계정분류 외에 업무적으로 필요한 분류로 구분할 수 있습니다.(예: 지역별, 신용도별...등등) 사용하지 않아도 무방합니다.
거래처의 분류는 메뉴의 [기타관리]-[적요/품목/거래처분류]에서 거래처분류에서 등록한뒤 선택하여 사용할 수 있습니다.
-[영업담당] : 각 거래처를 담당하는 영업담당 같은 담당자가 있다면 담당자를 지정할 수 있습니다. (사용하지 않아도 무방합니다.) 담당자는 [파일]-[사용자관리]에 등록된 사용자 중에서 선택할 수 있습니다. 영업담당별 거래처는 [파일]-[거래처종합관리]에서 확인,관리할 수 있습니다.
-[거래방식] : '정액제'는 매입매출시 기준가격을 그대로 사용하며 '정율제'를 선택하고 뒤에 요율을 입력하면 매입기준가에서 몇%를 할증(+) 또는 할인(-)할지를 정하게 됩니다.
-[매출가격등급] : '매출가격등급'이란, 어떤 품목을 판매할 때 이 거래처에 몇 등급의 가격으로 판매할 것인가를 결정하는 것입니다. 취급품목의 추가/수정 화면을 보면 새 취급품목을 등록할 때 거래처에 따라 기준 매출가를 1등급가격, 2등급가격, 3등급가격, 4등급가격으로 4개까지 적을 수 있습니다.
전용품목대장으로 옵션을 설정해 둔뒤, 해당거래처에 전용품목 및 가격을 미리 등록하려면 트리(Tree)에서 해당 거래처를 찾아 마우스 오른쪽을 클릭한뒤, 부메뉴에서 마지막 [전용품목장]을 선택한뒤, 전용품목을 등록할 수 있습니다.
즉, 거래처원장에 [매출 가격등급]을 1등급으로 정해 놓으면 실제 거래내역을 추가할 때 어떤 품목을 선택하면 그 품목대장의 1등급가격이 적용되어 바로 단가 란에 보여줍니다. 물론 [매출가적용]을 2등급으로 하면 거래추가시 품목의 2등급가격이 기본으로 나타납니다. 그리고 실제거래에서 기본 등급단가 외의 금액으로 품목을 판매하면 키보드로 직접 입력하면 됩니다.특정 거래처만을 위한 별도의 단가들이 필요한 경우에는 마지막 <전용품목 대장> 항목을 선택합니다. 이 전용품목대장 옵션을 선택한 거래처에서 매입매출을 기록할때는 전용품목대장에 등록된 품목인지 찾아보고 있으면 그 전용가격을 보여주며, 없으면 전체품목장에서 찾은뒤, 한번 사용하면 전용품목장에 등록됩니다.
-[주된 거래방식] : 이 거래처와 매입, 매출시 주로 외상으로 거래하느냐, 아니면 현금결재를 하느냐를 지정하는 곳입니다. 이 설정은 사용자의 편의를 위해서 만든 옵션인 만큼, 실제 입출고 거래기록에서는 이 설정에 [외상거래]로 정했어도, 현금거래로 기록할 수도 있으며, 반대의 경우도 마찬가지입니다.
-[주결제장부] : 거래처에서 결재할 때 주로 사용하는 입출금장부를 뜻합니다. 결제방법이 일정치 않으면 지정하지 않아도 좋습니다. 여기에 입출금장부를 지정해 두면, 거래처장부에서 입출고 거래 추가시 결제방법에 자동으로 주결제장부가 나타나게 됩니다.
-[입출고시 부가세계산 여부] : 이 업체와 거래관행상 부가세를 별도로 계산하느냐 아니면 부가세포함 가격으로 거래하느냐를 설정하는 곳입니다. <보통함>으로 설정을 하면 이 거래처에 입출고 내역을 기록할 때는 금액을 입력하고 나면 자동으로 부가세란에 부가세가 별도로 나타나게 되고, <보통안함>으로 설정하면 부가세란이 0으로 보여집니다. 보통 소매거래처나 일반고객인 경우는 <보통안함>으로 지정하는 것이 일반적이고, 도매거래처의 경우는 <보통함>으로 지정하는 것이 일반적입니다. 이 옵션은 사용자의 편의를 위한 것이니 만큼 실제거래에서는 <보통안함>으로 기록된 거래처에서도 부가세를 직접 입력할 수 있습니다.
-[보고서잔액] : <안함>으로 지정해 두면 이 장부의 거래내역이 보고서의 [전거래처 잔액표] 출력에서 제외됩니다. 이것은 주로 거래가 완전히 끝난 지 오래되는 거래처들이 계속해서 보고서에 출력되는 것을 막기 위한 것입니다. <거래종료>를 선택하면 '안함'옵션 더하기 메인화면 좌측의 트리에서 해당 거래처장부를 아얘 보여주지 않습니다.
-[비고] : 위에서 선택한 거래처 옵션 이외에 필요한 거래처에 대한 정보를 입력할 수 있습니다.
