본 메뉴는 지출결의서와 지출품의서를 등록 관리하는 메뉴입니다. 기업마다 지출결의서와 품의서의 활용 범위는 다르지만 자금을 집행하는 부서에게 회사 자금의 사용을 허락 받고, 출납을 승인하기 위한 일련의 절차로서 사용되는 목적은 같다고 볼 수 있습니다.
지출문서관리에서 등록한 지출결의와 지출품의서 내역을 회계의 매입매출전표와 일반전표로 자동 전표처리가 가능합니다.
지금부터 지출문서등록과 회계전표처리까지의 과정에 대해서 설명 드리겠습니다.
지출문서 등록해보기
상단 [입력]을 클릭하면 아래와 같이 팝업화면이 열립니다.
- 구 분: 결의서와 품의서 중 선택합니다. 일반적으로 결의서는 지출 후 결재를 올리는 보고서이고 품의서는 지출발생 전 올리는 보고서로 사용합니다.
- 지출자: 해당 비용을 지출한 사원을 입력합니다. 품의서를 선택한 경우 (기안자)로 변경됩니다.
지출자는 [설정]-[사용자관리]에 등록된 사원이 자동조회 되며 간편등록으로 바로 등록 할 수도 있습니다.
사원 간편등록하기
사원조회 창에서
를 클릭하면 아래 화면과 같이 [담당자 간편등록]창이 열립니다.
사원, 부서명, 아이디 입력 후 [입력]을 클릭하면 저장이 됩니다.
- 지출부서:
해당 비용을 지출한 부서를 입력합니다. 부서는 [급여환경설정]-[인사코드]에서 등록된 부서가 자동 조회되며 간편등록으로 바로 등록할 수도 있습니다. 간편등록 방법은 사원등록방식과 동일합니다.
- 지출일자: 해당 비용을 지출한 일자를 입력합니다. 품의서인 경우 지출예정일자를 입력합니다.
- 거 래 처: 지출거래처를 입력합니다. 거래처는 [기초정보]-[거래처]에 등록된 거래처 정보가 조회되며 간편등록을 통해 직접 등록할 수도 있습니다. 간편등록 방법은 사원등록 방식과 동일합니다.
- 적 요: 지출내용을 간단히 입력합니다 적요에 입력한 내용은 일반전표나 매입매출전표로 처리할 경우 전표의 적요로 사용됩니다.
참고로 환경설정의 <적요로 계정찾기>를 <사용함>으로 설정된 경우는 입력한 적요에 따라 계정과목이 자동 입력됩니다. 자동 입력된 계정과목을 확인하고자 할 때는
클릭하면 아래에 계정과목을 표시해줍니다.
적요로 계정찾기 설정 방법
메뉴상단 [설정]-[회계자금]-[회계공통]에서 <일반전표의 적요로 계정과목 찾기설정>에서 <사용함>으로 선택하면 됩니다.
<적요로 계정찾기>는 전표를 입력할 때 입력하는 적요에 해당되는 계정과목을 자동으로 입력해주는 기능으로
[기초]-[계정과목]에서 각 계정과목별 적요에 해당되는 내용으로 계정과목이 자동 입력됩니다.
- 결제방법: 현금, 카드 등 비용 결제방법을 선택 입력합니다. 아직 결제가 되지 않은 품의 내역 등을 입력할 때는 <선택안함>으로 입력하시면 됩니다.
- 결제장부: 결제방법에 따른 장부를 선택 입력합니다.
- 금 액: 지출금액을 입력합니다.
- 내 역: 결의서 및 품의서 내역을 입력합니다. 입력된 내역은 지출결의서나 지출품의서를 보고서로 인쇄할 때 기재되는 내역이므로 적요보다는 상세히 입력하는 것이 좋습니다.
- 
: 현재 내역을 저장 후 새로운 입력화면을 열 때 사용합니다.
- 
: 현재 입력 내역을 저장합니다.
- 
: 현재 입력내역을 취소합니다.
지출문서 인쇄해보기
지출결의/지출품의내역 입력이 완료 되면 해당내역을 지출결의서나 지출품의서 양식으로 인쇄가 가능합니다.
인쇄하고자 할 내역에 체크표시 한 뒤 상단
를 클릭하면 지출품의서/결의서 양식으로 인쇄 할 수 있습니다.
<계정과목>과 <전표번호>는 전표처리 후 출력한 경우만 표시되며 전표처리 전에 출력할 경우는 공란으로 인쇄됩니다.
등록된 지출결의서와 품의서의 내역을 리스트 형태의 보고서로 출력 할 수도 있습니다.
클릭 후 보고서선택에서 지출문서관리를 선택하면 아래와 같이 리스트 형태의 보고서로 출력됩니다.
【버튼설명】
- 결재처리: 등록한 지출결의, 품의내역에 대해 결재상태를 변경할 수 있으며 승인, 반려, 미결로 구분됩니다.
- 전표처리: 등록된 지출결의, 품의내역을 일반전표와 매입매출전표로 처리 할 수 있습니다. 단, [승인]처리된 내역만 전표처리가 가능하므로 [전표처리]에 앞서 [결재처리]가 선행되어야 합니다. 참고로 매입매출전표로 처리할 경우는 지출금액을 공급가와 부가세로 자동 계산하여 처리가 됩니다.
- 전표삭제: 전표 처리된 내역을 취소하고자 할 때 사용합니다. 전표삭제를 하면 전표번호와 전표일자가 삭제되고 일반전표와 매입매출전표로 처리된 전표내역이 삭제됩니다.
- 복 사: 등록한 결의서, 품의서 내역을 복사하고자 할 때 사용합니다. 지출결의 내용이 비슷한 경우 복사기능을 통해 빠른 입력을 할 수 있습니다.
결재처리 따라해보기
결재처리는 지출결의서나 품의서의 내역을 회계전표로 처리하기에 앞서 보고서의 상태값을 변경하는 과정입니다.
사실상 보고서의 결재는 지출결의서나 품의서의 양식을 인쇄 하여 별도로 결재를 받은 후 본 메뉴에서는 단순히 상태 값만 변경하여 관리 할 뿐 다른 의미는 없습니다.
다시 말해서 오프라인상에서 결재가 완료된 보고서에 대하여 전표처리를 위한 상태 값 변경작업 정도로 이해하시면 되겠습니다.
결재처리 하고자 하는 내역에 체크표시 한 다음 상단 결제처리 클릭 후 <승인>을 클릭하면 결재 상태가 <승인>으로 변경됩니다.
- 승인: 해당 보고서의 결재가 완료된 상태임을 표시합니다.
- 미결: 아직 결재가 되지 않은 상태임을 표시하며 지출내역이나 품의내역을 등록하면 미결상태로 표시됩니다.
- 반려: 해당 보고서의 결재가 반려된 상태임을 표시합니다.
전표처리 따라해보기
입력된 결의서와 품의서 내역을 [매입매출전표]로 처리해 보도록 하겠습니다.
지출결의서와 품의서 내역 중에서 매입매출전표로 처리 할 내역에 체크 표시한 후 상단 [전표처리]를 클릭합니다.
[매입매출전표]를 선택하면 아래와 같이 전표처리를 위한 계정과목 설정화면이 열립니다.
<차변>계정과목과 <대변>계정과목을 입력한 뒤 하단 [전표처리]를 클릭하면 전표번호가 자동생성 되고 [매입매출전표입력]메뉴에서 처리된 내역을 확인 할 수 있습니다.
참고로 <차변> 계정과목은 <적요로 계정찾기> 기능을 사용중인 경우 지출결의, 품의내역 입력시 입력한 적요내용으로 자동입력 되므로 누락된 계정과목만 입력하면 됩니다.
물론 자동 입력된 계정과목은 수정도 가능합니다.
또한 전표일자는 지출일자로 자동 입력되지만 수정 가능하며 입력된 전표일자로 매입매출전표와 일반전표가 생성됩니다.
전표삭제 따라해보기
삭제 할 내역에 체크표시 한 뒤 상단 [전표삭제]를 클릭합니다.
그러면 아래와 같이 삭제되었다는 메시지와 함께 전표일자와 전표번호가 삭제됩니다.
또한 [매입매출전표]와 [일반전표]메뉴에서도 해당 전표 내역이 삭제됩니다.
지출품의서